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今回は
マネしてみた
私は、M&Aを職としているため、日頃から社長や取締役などのお偉い方とよくお会いします。
当然の事ですが、皆さん尋常じゃないほど仕事ができるんです。会うたびに、そのスマートさに感心させられるのですが、気になるのはやっぱり仕事術。
何が普通の人と違うの？と何か盗めないかなと思って考えたところ、発見しました。
手帳です。打合せの中で次の日程を決める時など、よく拝見しますが、そこに注目しました。仕事ができる人たちの手帳って普通と違うのではないか？と。そして、打合せの中の余談として手帳の使い方を聞いて回りました。
すると、どうでしょう、見えてきたものがありました。そして、それらを自分も実践してみたら、というか単なるマネですが、やっぱり仕事の効率が上がったのです。(気のせいかもしれませんが、少なくとも仕事の整理ができましたし、やる気と効率が上がりましたね！)
それらを踏まえ、私が実践している手帳の選び方と使い方をご紹介します！！
いろーんな人の意見を取り入れたわけですが、結局は「個人」の使い方の紹介です。仕事の量や種類によって使い方も変わると思いますので、自分なりのアレンジを加えてみて下さい！！
それでは参ります！
手帳の選び方
選び方は思った以上にシンプルです。以下の3点を実現できれば、問題ないと言えます。
- 1日の全日程を30分間隔で把握
- 週を見通せる表記
- タスクを書くためのスペース
次に、できたらほしい機能が以下の3つです。これらは手帳作業を短縮させるための機能です。ストレスフリーにしてくれる機能たちです。
- すぐに今日のページを出せる
- 休日に色が付いている
- 2ヶ月分の月表示を一目で把握
上の各項目を深掘りしていきたいと思います。
1日の全日程を30分間隔で把握
1番大事なポイントです！
具体的にいうと、1日の全日程をひと目で把握でき、かつ30分単位で管理できるスペースがある事が大事だと考えます。
写真(終盤に掲載)のようなタイプをバーチカルといいますが、脇に線を書くことで、時間を長さで捉える事が(可視化)できます。埋まっている時間を確認できるのはもちろんですが、何よりも空いてる時間を確認できる事が大事だと皆さん言います。自分の仕事は空いてる時間にしかできないためだそうです。(確かに確かに。)
また、面会等のアポイントメントは中途半端な時間から開始する事は少なく、ほぼ00分か30分始まりなので、30分ごとのメモリがあると書き込む時も見る時も直感的に捉えやすいです。
週を見通せる表示
営業職の場合、稼働日は月曜から金曜または土曜までが一区切りになることが多いと思います。また、出張など日を跨ぐ仕事は休みを挟ませず、一週間の中で終わらそうとすると思います。
そういった面から「週」は仕事の１つの単位として見ておく必要があるということから、週単位表記の手帳がよく使われていました。
おそらく、月単位表記の手帳でもいいのだと思いますが、一つ前に説明したような「1日分」の日程スペースも求めるとものすごく大きい手帳が必要になるので、現実的ではないのだと思います。
タスク記入スペース
みなさんは頼まれた事をどこに記録していますか？簡単なものは頭の中だけに記録してたりしてませんか？実は、出来る人はすぐにメモに記録する傾向があるんです。意外じゃないですか？
出来る人こそ、頭に残っていて、頭の整理もできていて難なくこなしてしまう。そんな想像を私はしていましたが、現実は全然違いました。
もちろん記憶しているそうですが、人間誰しも忘れ物をします。記憶の忘れ、もしくは漏れを防ぐために全てメモにするのだそうです。記憶だけだと90％の補完だが、タスクとしてメモを取ると100％補完出来るのだとか。全人類納得ですね。
あと、「思い出す事」や「漏れ」がないかを確認する時間すら勿体無いと考える方もいました。(なるほどなるほど。自分、やっちゃってる。。)
そして、タスクはとりあえず書いておくのではなく、わかった瞬間「やる日」に記入するのもポイントらしいです。日ごとで整理する事で優先順位をつけやすくなり、タスクが山のようにあるタスク地獄に追われなくなるそうです。私も実践してますが、かなり有効です。振り返ってみるとその日にやらなくても良かったことをやっていて、やるべき事を後回しにしていた、なんて事が沢山あった事に気付きました。
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おすすめ手帳の紹介
さて、ここからが本題です。私は、何十人もの方の手帳を見てきたわけですが、誰一人として同じものを使っている人はいませんでした。その中で、人におすすめするべきだなと思った手帳を紹介していきます。また、それらのいい要素を取り入れた私の実際の手帳も紹介します。
実際に使ってる手帳の紹介
一番気に入った誰かの手帳を完コピすればよかったのですが、せっかくなので他の人のいい要素も取り入れたいと思い自分なりの手帳を作ってみましたので紹介します。かなりおすすめです。
下記、私が実際に2019年に使っているものです。
この手帳にしてから、仕事が楽になり楽しくなりました。ちなみに筆者は、2018年1月から始めたのですが、無事１年間を終え、2019年分も購入し、2年目となりました。
01_マルマン A5 20穴 週間バーチカル リフィル
以下、GOODな点です。
これを選んだ決定的な理由です。手帳の後半に普通のルーズリーフを入れ、メモ帳としても使っています。
スケ帳➕メモ帳
ルーズリーフのメモ帳は毎ページをpdf化し、データとして持ち歩く事ができます。ページが増してきた時は紙を持ち歩く必要がないという事です。スケジュール帳欄にメモを書く方法もありますが、その後の管理がしづらくなるので、やはり分けるのをオススメします。
日ごとにタスクを書くスペースがあります。専用のスペースはありませんが、21時以降に予定が入る事は少ないので21時以降をタスク記入スペースとしています。
たまに深夜や早朝に仕事が入る事があります。また、どうしても生で観たいテレビ番組がある時など、しっかり記入できます。普段はタスクスペースとして使っているので無駄がありません。
ほとんどの手帳にはついていますが、たまに付いてないものもあります。また、2ヶ月分の表記もあるので、月を跨いで見たい場合とても便利です。
なかったらないでしょうがないのですが、あると地味に便利です。
下記、私が実際買って使っているものです。
最新の2019年版
※2018年版
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実際に使われていた手帳
ここからは、私が出会った人（仕事ができるなと感じた人）が実際に使用していた手帳を紹介します。
01_能率 NOLTY バーチカル B6
手帳単体としては最強だと思います。メモ帳が付いていなかったので、選ばなかっただけです。以下、グッドな点です。
- バーチカルタイプ
- タスク記入欄付き
- 見た目がおしゃれ
- カバーの色が選べる
- 適度な大きさ(B6)
- 休日にいろ付き
- 月別が付き
- ペンホルダー付き
02_能率 NOLTY バーチカル A6
「01」で紹介した手帳の少しだけ小さい版です。細かい日程はあるが、タスクはそんなに多くない人向きかと思います。グッドな点は「01」と同じです。
調査で気付いたこと
いろんな方と会ってきましたが、当然、私が会う人全てが仕事ができる人ではありません。仕事が遅かったり、普段何やってるだろうかと思ってしまう人たちも中にもいました。そのような人たちに共通する事に気付いたのですが、それは高確率で、「1ヶ月が見渡せるカレンダーのページ」をメインで使っている、ということです。
分析してみたのですが、仕事が少ない人なら問題ないという事に気付きました。1日に２つ以上の予定がある場合、カレンダースタイルではスペース的に管理は不可能です。一概に判断するのもどうかと思いますが、もしカレンダースタイルを使っているのなら、見直してみてはいかがでしょうか。（この形式を使っている人は仕事ができないといいたい訳ではありません。タスクがたくさんあるはずの業種なのに、簡易的な手帳管理しかができていないといったケースなど、仕事にあった手帳管理ができていないのはもったいないなと思っております。）
以上、「【営業向け】仕事ができる人たちの手帳の選び方・おすすめ活用術「週間バーチカル」」でした。私は仕事ができるとはまだまだ言えませんが、手本となれるような人になるために、これからもコツコツ頑張ります！
